Anexos, estructuras, XML, firma digital y respuestas de Hacienda. Aquí traducimos la documentación oficial al idioma del dueño de una PYME, con ejemplos reales.
Su factura electrónica no es un PDF: es un archivo XML con campos obligatorios en un orden definido (emisor, receptor, detalle de línea, impuestos, totales, resumen). Si falta un campo o el formato no coincide, Hacienda rechaza el documento.
Son los catálogos y tablas de referencia: códigos de actividad económica, tipos de identificación, unidades de medida, condiciones de venta, medios de pago, códigos de impuesto y tarifas, códigos de exoneración, entre otros.
Cada comprobante debe firmarse con la llave criptográfica del contribuyente antes de enviarse. Luego Hacienda responde con un mensaje de aceptación, aceptación parcial o rechazo que también debe conservarse.
Desde que su cliente compra hasta que el documento queda resguardado. Con Unbilling, los pasos 2 al 7 ocurren solos.
Se registra en ATV con la actividad económica correcta y descarga su llave criptográfica con su PIN. Sin este paso ningún comprobante puede firmarse.
Ejemplo: una soda registra la actividad “restaurantes y sodas” y descarga su llave desde ATV.
El sistema arma el archivo con emisor, receptor, líneas de detalle, impuestos, descuentos, totales y la clave numérica de 50 dígitos.
Ejemplo: venta de 2 casados a ₡4.500 c/u, IVA 13 % = ₡1.170, total ₡10.170.
El XML se firma con la llave criptográfica del contribuyente. La firma garantiza que el documento no fue alterado después de emitirse.
Ejemplo: si la llave venció ayer, el envío falla aunque el XML esté perfecto.
El comprobante firmado se transmite al API de recepción del Ministerio de Hacienda, que devuelve un acuse de recibo inmediato.
Ejemplo: Hacienda responde “recibido” y queda pendiente la validación.
En segundos o minutos llega el mensaje: aceptado, aceptado parcialmente o rechazado, con el detalle del motivo cuando hay error.
Ejemplo: rechazo por código de unidad de medida inexistente en el catálogo vigente.
Se envía al receptor el XML firmado, el mensaje de aceptación y la representación gráfica en PDF.
Ejemplo: el cliente recibe los tres archivos en su correo automáticamente.
Se conservan todos los archivos por cinco años y se responde a las facturas de proveedores dentro del plazo.
Ejemplo: acepta la factura del proveedor de carnes para poder deducir el gasto.
Es el “número de cédula” de cada comprobante. Un dígito mal formado invalida todo el envío.
506
País
Código telefónico de Costa Rica
23 08 26
Fecha
Día, mes y año de emisión
3101234567
Identificación
Cédula del emisor a 12 dígitos
00100001
Sucursal y terminal
Punto de emisión que factura
01
Tipo de documento
01 = factura electrónica
0000000015
Consecutivo
Número correlativo, sin saltos
1
Situación
1 normal, 2 contingencia, 3 sin internet
12345678
Código de seguridad
Ocho dígitos generados por el sistema
| Detalle | Servicio de mantenimiento |
| Cantidad × precio unitario | 1 × ₡100.000 |
| Descuento 10 % | − ₡10.000 |
| Subtotal gravado | ₡90.000 |
| IVA 13 % (código 01, tarifa 08) | ₡11.700 |
| Total comprobante | ₡101.700 |
El resumen del XML debe cuadrar exactamente con la suma de las líneas; si no, Hacienda rechaza el documento.
<FacturaElectronica>
<Clave>506...12345678</Clave>
<FechaEmision>2026-08-23T09:15:00-06:00</FechaEmision>
<Emisor><Identificacion>...</Identificacion></Emisor>
<Receptor><Identificacion>...</Identificacion></Receptor>
<DetalleServicio>
<LineaDetalle>
<Cantidad>1</Cantidad>
<UnidadMedida>Sp</UnidadMedida>
<MontoTotal>100000.00</MontoTotal>
<Impuesto><Codigo>01</Codigo><Tarifa>13.00</Tarifa></Impuesto>
</LineaDetalle>
</DetalleServicio>
<ResumenFactura><TotalComprobante>101700.00</TotalComprobante></ResumenFactura>
</FacturaElectronica>Emitir el tipo equivocado es una de las causas más frecuentes de correcciones posteriores.
| Sigla | Documento | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| FE | Factura electrónica | Respalda la venta de bienes o servicios a un cliente identificado. |
| TE | Tiquete electrónico | Para ventas al consumidor final que no requiere factura a nombre. |
| NC | Nota de crédito | Anula o disminuye el monto de un comprobante ya emitido. |
| ND | Nota de débito | Aumenta el monto de un comprobante ya emitido. |
| FEC | Factura electrónica de compra | La emite el comprador cuando su proveedor no está obligado a facturar electrónicamente. |
| FEE | Factura electrónica de exportación | Para ventas al exterior. |
| REP | Recibo electrónico de pago | Documenta el pago recibido cuando aplica registro de pagos. |
Esta guía es material informativo y no sustituye la normativa oficial. La fuente vigente son los anexos y estructuras publicados por el Ministerio de Hacienda en el portal ATV. Ante cualquier duda, consulte a su asesor fiscal o a nuestro equipo.
Unbilling mantiene actualizadas estructuras y catálogos por usted, y valida cada comprobante antes de enviarlo.